Access数据库存储量怎么控制和提升，分享几个实用的小技巧和优化方法

我们需要理解Access数据库（通常指.accdb或.mdb文件）的一个核心特点：它是一个文件型数据库，这意味着所有的数据表、查询、窗体、报表等对象都存放在一个单一的物理文件中，当这个文件变得过大时（例如超过100MB，甚至更大），性能就会开始显著下降，出现速度变慢、响应迟缓，甚至文件损坏的风险也会增加，我们的目标有两个：一是控制文件大小，防止其无限制膨胀；二是提升效率,让有限的存储空间发挥最大效能。

控制存储量：从源头减少“脂肪”

控制存储量的关键在于养成良好的数据库使用习惯,避免不必要的空间浪费。

1. 设置适当的字段类型（根据微软支持文档的建议） 这是最基础也最重要的一点，很多人在设计表时，为了方便，把所有文本字段都设为默认的“短文本”且长度很长（如255字符），或者该用“字节”或“整型”的地方用了“长整型”,这会直接导致存储空间的浪费。

   • 具体做法：
     • 文本字段：根据实际需要设定“字段大小”。“性别”字段设为2（用于存储“男”、“女”）；“姓名”字段设为10或20通常就足够了,不要所有文本字段都是255。
     • 数字字段：选择合适的数字类型，如果字段值只是1到100的整数，就用“字节”；如果是几万以内的整数，用“整型”；超过20亿才需要用“长整型”，对于金额、百分比等有小数的情况，使用“单精度型”或“双精度型”。
     • 避免使用“OLE对象”字段：除非万不得已，不要在Access表中直接存储图片、视频、大型文档等文件，这个字段类型会使得数据库文件急剧膨胀，正确的做法是，将文件存储在硬盘的某个文件夹中，然后在数据库里只保存该文件的路径（一个短文本字段即可）。

2. 定期压缩和修复数据库（Access核心维护功能） Access在删除数据或对象后，并不会立即释放磁盘空间，只是将其标记为“可重用”，久而久之，数据库文件就会变得“虚胖”，即实际数据不多，但文件体积很大，压缩功能就是用来整理这些碎片,释放未使用的空间。

   • 具体做法：
     • 手动操作：点击“文件”->“信息”->“压缩和修复数据库”。
     • 自动操作：可以通过设置，在每次关闭数据库时自动压缩，方法是：点击“文件”->“选项”->“当前数据库”，在“应用程序选项”中勾选“关闭时压缩”。
     • 重要提示：在进行压缩修复前，务必做好数据库的备份,以防万一。

3. 归档和清理历史数据 很多数据库中的数据是不断增长的，比如业务系统中的订单记录、日志表中的操作记录，对于时间久远、不再需要频繁查询的历史数据,应该定期进行归档。

   

   • 具体做法：
     • 创建一个新的“档案数据库”文件。
     • 编写查询，将主数据库中符合条件（如：日期早于2020年）的数据“追加”到档案库的表中。
     • 再次确认无误后，编写“删除查询”将主库中的这些历史数据清除。
     • 这样，主数据库只保留当前活跃的数据，体积得到有效控制,查询速度也会更快。

提升性能和优化存储：让数据库“跑得更快”

在控制体积的同时,通过优化可以让数据库的运行效率更高。

1. 拆分数据库（微软官方推荐的最佳实践） 这是提升多用户性能和稳定性的最关键一步,它将数据库拆分成两个文件：

   

   • 后端数据库：只包含数据表,这个文件放在网络的共享文件夹中。
   • 前端数据库：包含所有的查询、窗体、报表、宏和模块,每个用户在自己的电脑上都有一个前端文件的副本。
   • 好处：
     • 减少网络流量：前端程序在用户本地运行，只与后端的表进行数据交换,而不是传输整个数据库界面。
     • 提升稳定性和安全性：避免了多个用户同时操作界面对象可能引起的冲突,后端数据文件更不易损坏。
     • 便于更新维护：如果需要修改窗体或报表，只需更新前端文件并分发给用户,不影响后端的数据。
   • 操作：使用Access的“数据库拆分器”向导（“数据库工具”选项卡下）可以轻松完成。

2. 为经常查询的字段创建索引 索引就像一本书的目录，如果没有索引，Access要查找数据就需要进行“全表扫描”，从头到尾遍历整个表，速度很慢，为经常用于搜索、排序、连接的字段创建索引,可以极大提高查询速度。

   • 具体做法：
     • 在表的设计视图中，选中需要索引的字段（如“客户ID”、“订单日期”）。
     • 在下面的“字段属性”中，将“索引”属性设置为“是（有重复）”或“是（无重复）”。
     • 注意：索引不是越多越好，每个索引都会占用额外空间，并且在添加、删除、更新数据时，维护索引也需要时间,只为最关键的那些字段建立索引。

3. 优化查询设计 不当的查询设计是导致性能低下的常见原因。

   • 具体做法：
     • 只选择需要的字段：在查询中，不要习惯性地用星号 选择所有字段，而是明确列出真正需要的字段名,这减少了不必要的数据传输。
     • 尽早应用条件：在查询中，使用“条件”栏来限制返回的记录数，条件越具体,查询速度越快。
     • 避免在索引字段上使用函数：不要在索引字段“订单日期”上使用 Format([订单日期], "yyyy-mm") 作为条件，这会使得索引失效，应该使用 Between #2023-01-01# And #2023-01-31# 这样的范围条件。

4. 链接表而非导入（针对外部数据） 如果你需要使用的数据保存在另一个Access数据库或Excel文件中，考虑使用“链接表”功能，而不是将数据“导入”到当前数据库。

   • 好处：保持当前数据库文件的小巧，并且当源数据更新时,链接表能实时反映变化。
   • 操作：在“外部数据”选项卡中，选择“新数据源”->“从数据库”->“Access”或“从文件”->“Excel”，然后选择“通过创建链接表来链接到数据源”。

总结一下，控制和提升Access数据库的存储量是一个系统工程，从表结构设计的精打细算，到定期维护的“瘦身”计划，再到通过拆分和索引进行“性能升级”，每一步都是简单易行且效果显著的，养成良好的习惯,你的Access数据库就能在更长的时期内保持稳定和高效。