数据库填充太慢？教你用单元格下拉快速搞定重复数据，省时又方便

（引用来源：根据日常办公软件使用经验及常见用户需求总结）

你是不是也遇到过这种情况？在做表格的时候，有一列数据，比如部门名称、产品类别或者月份，需要反复输入同样的内容。“销售部”写了十几遍，“已完成”的状态复制粘贴到手软，不仅浪费时间，还特别容易出错，一不小心就把“销售部”打成了“销售部”,后面统计的时候可就全乱套了。

今天就来教你一个超级简单却被很多人忽略的功能——单元格下拉填充，用好这个功能，处理这类重复数据简直就是秒秒钟的事情，能帮你省下大把的时间去喝咖啡摸鱼（不是，是去处理更重要的工作）。

最基础也最常用：直接下拉复制

这个方法最简单，适合已经输入了一个内容,后面连续多个单元格都需要同样内容的情况。

你在A1单元格输入了“技术部”，然后你需要A2到A10单元格都是“技术部”,这时候你根本不需要一个个去打字或者复制粘贴。

操作步骤：

1. 用鼠标左键点一下A1单元格，你会发现单元格的右下角有一个小方块，我们把鼠标挪过去，鼠标指针会从一个粗白的十字变成一个细黑的十字，这个细黑十字就是我们的“神器”。
2. 按住鼠标左键不放，直接往下拖，拖到你想要的位置,比如A10单元格。
3. 松开鼠标，哇，从A1到A10，全部自动填上了“技术部”。

就这么简单，三秒钟搞定原来需要半分钟的工作，这个方法对于数字、日期、文本都适用,就是纯粹的复制。

进阶玩法：智能序列填充

有时候我们需要的不是简单的复制，而是一个有规律的序列，比如序号（1,2,3…）、日期（2023-1-1, 2023-1-2…）、星期（星期一，星期二…），这时候,下拉填充就变得更智能了。

操作步骤：

1. 在第一个单元格输入序列的起始值，比如在A1输入“1”，A2输入“2”。
2. 同时选中A1和A2两个单元格，把鼠标移到A2单元格右下角的小方块上,等鼠标变成细黑十字。
3. 按住左键向下拖动，你会发现填充的不再是单纯的“1”或“2”，而是自动生成的“3”、“4”、“5”……一个完整的数字序列就出来了。

日期和星期也一样，如果你输入“星期一”，然后下拉，它会自动变成“星期二”、“星期三”……如果你输入“1月”，下拉会变成“2月”、“3月”……Excel或者WPS表格已经内置了这些常见的序列，它能自动识别你的意图,非常聪明。

高阶技巧：自定义序列，打造你的专属填充库

上面说的月份、星期是软件自带的，但如果你经常要输入一些特定的、重复的数据，比如公司所有分公司的名称（北京分公司、上海分公司、广州分公司……），或者产品线名称（旗舰款、标准款、入门款），每次都手动打或者从别处复制也太麻烦了，这时候，我们可以自己创建一个“自定义序列”。

操作步骤（以WPS表格为例，Excel类似）：

1. 点击左上角的“文件”菜单，选择“选项”。
2. 在弹出的窗口中找到“自定义序列”或“编辑填充序列”这类选项。
3. 在右侧的“输入序列”框里，一行一个，输入你常用的那组数据。 旗舰款 标准款 入门款 定制款
4. 点击“添加”按钮，再点击“确定”。

这样，你的专属序列就创建好了，以后，你只需要在任何一个单元格里输入“旗舰款”，然后向下或向右拖动填充柄，它就会按照你设定好的顺序，自动循环填充“标准款”、“入门款”、“定制款”，然后又回到“旗舰款”，这对于做周期性报表或者固定模板的填写来说,效率提升的不是一星半点。

一个小彩蛋：Ctrl键的妙用

在下拉填充的时候,配合Ctrl键有奇效。

• 对于数字： 正常情况下，拖动数字是生成序列（1,2,3…），但如果你按住Ctrl键再拖动，就会变成复制（1,1,1…）。
• 对于文本： 正常情况下，拖动文本是复制（技术部，技术部…），但如果你按住Ctrl键再拖动，有时候会尝试进行序列填充（如果它是自定义序列的一部分）,否则通常还是复制。

你可以自己试试看,感受一下区别。

看，就是这么几个简单的操作，是不是感觉以前浪费了好多时间？单元格下拉填充这个功能，看似微不足道，但在处理大量重复或有规律的数据时，它就是你的“效率加速器”，别再傻乎乎地复制粘贴了，赶紧打开你的表格软件，试一试这个神奇的小技巧吧！熟练之后,你会发现做表格原来也可以这么快。