虚拟管理流程太复杂？其实用点IT自动化工具，省时又省力挺不错的

（来源：某知名科技媒体专栏文章《告别繁琐：IT自动化如何重塑现代工作流》）

你有没有遇到过这种情况？光是申请一台新员工用的电脑，就得填七八张表，跑三四个部门签字，等上好几天甚至一周才能搞定，这还只是公司里最普通的一个小流程，现在很多公司，尤其是大一点的公司，管理流程那叫一个复杂，像是一张密密麻麻的蜘蛛网，把人缠得动弹不得，每个环节都要等人审批，等系统处理，一不小心填错个信息，又得打回去重来，时间就这么白白溜走了。（来源：同上）

大家嘴上不说,心里都在抱怨：“太麻烦了！”“效率太低了！”但好像也没什么好办法，因为流程就是这么定的，这个问题早就有解了，只是很多人还没真正用起来，或者觉得那是IT部门才需要关心的高深技术，这个解药，就是IT自动化工具，它不是什么遥不可及的东西，说白了，就是让电脑去自动完成那些重复、枯燥、有固定规则的事情，把人给解放出来。（来源：结合企业常见痛点及自动化工具基本概念的通俗解释）

你可能觉得自动化听起来很专业,离日常办公很远，那我给你举几个实实在在的例子，你一下就明白了。（来源：基于常见办公场景的举例）

比如开头说的新员工入职,如果用上自动化工具，情况就完全不一样了，HR在系统里点击“新员工入职”，工具就能自动完成一连串动作：向IT部门发起电脑和设备申请单、自动在门禁系统里生成门禁卡权限、在内部通讯录里创建账号并发送开通邮件、甚至还能预定好工位，所有这些步骤，原本需要HR打无数个电话、发无数封邮件去催去盯，现在后台自己就流转完成了，省下的时间可不是一星半点。（来源：某HR科技服务平台发布的自动化应用案例）

再比如,财务部门每个月都要做的报销审核，传统的做法是，财务人员要一张一张翻看发票照片，核对金额、抬头、税号，检查是否符合公司规定，眼睛都快看花了，但如果引入了带有自动化规则的报销系统，情况就大不同了，员工用手机拍下发票上传，系统能自动识别发票上的关键信息，然后根据预设好的公司规定（比如交通费标准、餐饮费限额）进行初步校验，只有那些超出标准或者信息模糊的单据，才需要财务人员人工介入处理，大部分合规的报销单，系统自动就审核通过进入打款流程了，这样下来，财务同事就不用再埋头于堆成山的票据里，能去做更有价值的预算分析、成本控制工作了。（来源：多家智能报销软件厂商宣传资料中提到的核心功能）

还有市场营销部门,他们经常要搞一些邮件营销活动，要是手动操作，得先从数据库里筛选出目标客户名单，然后复制粘贴到邮件群发工具，再一封一封地调整邮件开头的称呼，生怕把客户名字写错了，这个过程既容易出错，又特别耗时间，用了营销自动化工具之后，这些活就全交给工具了，它可以定时从客户关系管理系统里抓取符合条件的客户列表，自动把客户姓名等个人信息填充到邮件模板里，然后在预设的时间点精准地发送出去，营销人员要做的，就是设计好吸引人的邮件模板和设定规则，剩下的，就让工具去高效执行。（来源：市场营销领域广泛应用的自动化技术描述）

你看,这些例子都不是什么科幻电影里的场景，而是现在很多工具已经能实现的功能，它们解决的核心问题就是：把员工从那些“不得不做，但又没什么创造性”的重复劳动中解救出来。（来源：对上述例子的总结）

那用了这些自动化工具,到底能带来哪些看得见摸得着的好处呢？（来源：引出自动化工具的优势）

首先最直接的,就是省时间、省力气，机器可以7x24小时不停工，不会累，也不会因为重复劳动而烦躁，以前需要花半天才能走完的流程，现在可能几分钟就在后台静悄悄地完成了，员工可以把节省下来的时间和精力，投入到更需要思考、创意和决策的工作中去，比如优化产品、服务客户、思考战略，这对个人成长和公司发展来说，是双赢。（来源：企业管理咨询报告中关于效率提升的普遍观点）

出错的概率大大降低了,人毕竟不是机器，工作一多一杂，难免会有疏忽，填错个数字、漏掉个步骤是常有的事，而自动化工具只要规则设定得对，每一次执行都会严格遵循，几乎不会出错，这样既保证了工作质量，也避免了很多因为小差错引发的后续麻烦。（来源：基于流程标准化和减少人为错误的基本逻辑）

很多事情都变得透明和可追踪了,一个流程卡在哪个环节了？是谁在处理？用了多长时间？在自动化系统里都能看得一清二楚，再也不用像以前那样，靠打电话、发微信去“人肉”追踪进度了，管理起来方便很多。（来源：自动化工具提供的流程可视化功能描述）

你可能会想,这么好的东西，是不是特别贵，或者特别难学啊？（来源：设想读者可能存在的疑虑）

其实不然,现在的很多IT自动化工具已经做得很“亲民”了，有很多是那种“低代码”甚至“无代码”的平台，意思就是你不需要懂复杂的编程语言，就像搭积木一样，通过拖拽组件、配置规则，就能搭建出适合自己的自动化流程，很多SaaS软件（就是那种按年或按月付费，打开浏览器就能用的软件）本身就内置了不少自动化功能，稍微研究一下就能用起来，投入的成本，比起它所能节省的人工时间成本和带来的效率提升，往往是非常划算的。（来源：当前低代码/无代码平台及SaaS软件的普及趋势介绍）

如果你也觉得手头的工作被各种繁琐的流程拖慢了节奏,整天忙于处理琐事，不如主动去了解一下有哪些IT自动化工具能帮上忙，可以从一个最小、最让你头疼的流程开始尝试，比如自动收集整理日报、自动回复常见客户问题、自动生成数据报表等，迈出第一步后，你很可能就会发现，原来省时省力，真的可以这么简单。（来源：鼓励读者尝试的总结性建议）