Access数据库程序设计入门，教你一步步搭建实用二级系统

（引用来源：根据全国计算机等级考试二级Access数据库程序设计的大纲及常见入门教材，如《Access数据库应用技术》等书籍的教学路径整合）

我们要明白Access是什么，你可以把它想象成一个功能强大的“电子表格升级版”，我们常用的Excel擅长处理单个表格的数据计算，但当数据变得复杂，比如你需要同时管理学生信息、课程信息和成绩信息，并且它们之间互相关联时，Access就派上用场了，它是一个小型的数据库管理系统，能帮你井井有条地存储、管理和查询大量相关联的数据。

我们就以创建一个简单的“学生成绩管理系统”为例，一步步带你搭建一个实用的二级系统，这个过程就像是盖房子，需要打好地基,一层层地建设。

第一步：需求分析——想清楚要管什么

盖房子先要画图纸，做系统先要想清楚需求，别急着打开软件,先用纸笔回答几个问题：

• 这个系统给谁用？（比如老师、教务员）
• 要管理哪些信息？（学生信息要有学号、姓名、班级；课程信息要有课程号、课程名；成绩信息要记录哪个学生选了哪门课,考了多少分）
• 这些信息之间有什么关系？（一个学生可以选多门课，一门课可以被多个学生选，这就是“多对多”的关系）

想清楚这些,我们就知道需要创建几张核心的表了。

第二步：创建数据库和表——打造系统的“仓库”

打开Access，首先创建一个新的空白数据库，并给它起个名字，学生成绩管理.accdb”。

接下来是最关键的一步——建表，表是存放所有数据的地方，是数据库的基石，根据第一步的分析,我们至少需要三张表：

1. “学生表”：字段包括“学号”（设为主键，意思是唯一标识，像身份证号）、“姓名”、“性别”、“班级”等。
2. “课程表”：字段包括“课程号”（主键）、“课程名称”、“学分”等。
3. “成绩表”：这个表比较特殊，它用来连接学生和课程，字段包括“成绩ID”（主键，可自动编号）、“学号”（来自学生表）、“课程号”（来自课程表）、“成绩”。

第三步：建立表关系——把孤立的“仓库”连通

现在我们有三个独立的表，但它们还是孤立的，我们需要告诉Access它们是如何关联的,这就是关系数据库的核心。

• 在Access的“数据库工具”菜单中，点击“关系”。
• 将三张表都添加进来。
• 用鼠标拖动“学生表”的“学号”字段到“成绩表”的“学号”字段上，会弹出一个窗口，勾选“实施参照完整性”，这能保证成绩表里的学号一定是在学生表中存在的，避免出现“幽灵学生”的成绩，关系类型会自动显示为“一对多”,意思是一个学生可以有多条成绩记录。
• 同样，建立“课程表”的“课程号”与“成绩表”的“课程号”之间的“一对多”关系。

这样，三个表就通过“成绩表”这个桥梁连接起来了,形成了一个完整的网络。

第四步：设计查询——让系统帮你“找数据”

数据存好了，关系也建好了，现在我们需要从数据库中提取有用的信息，查询就是干这个的，它不像Excel那样手动筛选，而是通过提问（编写查询条件）来获取结果。

• 我们想“查看所有不及格（成绩<60）的学生姓名、课程名和成绩”。
• 使用Access的“查询设计”功能，添加“学生表”、“课程表”和“成绩表”。
• 在字段行选择要显示的“姓名”、“课程名称”、“成绩”。
• 在“成绩”字段的“条件”行输入：<60。
• 运行查询，系统就会自动把符合条件的结果生成一张临时表格给你看，查询可以保存下来,以后直接双击就能看到最新结果。

第五步：制作窗体——打造好看的“操作界面”

直接往表里输入数据很枯燥，也容易出错,窗体就像是一个友好的输入界面。

• 我们可以为“学生表”创建一个窗体，使用“窗体向导”很容易就能生成一个格式美观的界面，上面有标签和文本框,对应着每个字段。
• 通过窗体添加、修改、查看学生信息,比在表格里操作直观多了。
• 你甚至可以创建一个“主窗体”来显示学生信息，然后嵌入一个“子窗体”来直接录入该学生的各科成绩,操作体验会非常好。

第六步：生成报表——输出“漂亮的报告”

我们需要把数据打印出来或者形成正式文档,这就需要报表功能。

• 我们要生成每个学生的成绩单。
• 使用“报表向导”，选择之前创建好的那个“不及格学生查询”作为数据源。
• 按照向导提示，选择布局、分组方式（比如按班级分组）、排序方式,报表就能自动生成。
• 你还可以在报表设计视图里调整字体、添加logo、计算总分平均分等,让它变成一份专业的报告。

搭建一个Access系统的核心步骤就是：想需求（分析）-> 建仓库（表）-> 修路（关系）-> 设问询处（查询）-> 盖接待中心（窗体）-> 建打印店（报表），通过这六步，一个虽然简单但非常实用的二级管理系统就初具雏形了，最重要的是动手实践，从一个像“学生成绩管理”这样贴近生活的例子开始,你会更快地掌握Access程序设计的精髓。