打印机共享技术：打造高效便捷的现代办公设备协作新方案

打印机共享技术，说白了就是让一台打印机能被办公室里的好多台电脑一起用，不用再给每张桌子都配一台打印机，既省了钱，又省了地方，这听起来简单，但里面有不少门道,是打造高效便捷的现代办公设备协作的一个非常实在的方案。

最早也是最简单的方法，手动共享”。（来源：早期办公室网络实践）具体做法是，把打印机用USB线连到一台经常开着的电脑上，比如办公室某位同事的主机，然后在这台电脑上设置一下，把打印机“共享”出去，其他同事想用这台打印机，就需要在自己的电脑上通过网络找到这台被共享的打印机，然后添加一下，这种方法的好处是几乎不花钱，利用现有的电脑和网络就行，但缺点也很明显，就是那台连着打印机的主机必须一直开着，要是这位同事关机下班了或者电脑死机了，那所有人都没法打印了，管理起来也麻烦，万一那台主机中了病毒,可能会影响到整个打印网络。

为了解决主机必须一直开机的麻烦，就出现了“网络打印机”或者叫“打印服务器”的方案。（来源：中小企业网络设备发展）这种打印机自己就带一个网线接口，可以像电脑一样直接插到办公室的网络交换机上，或者，如果打印机比较老，没有网线口，也可以买一个叫“打印服务器”的小盒子，一头接打印机，另一头接网线，这样，打印机就变成了一个独立的网络设备，办公室里的任何一台电脑，只要在同一个局域网内，都可以直接找到并安装这台打印机，这样一来，任何电脑的开关都不会影响别人打印，稳定性和方便性大大提高了,现在大部分办公室用的都是这种方式。

随着云计算和无线网络的普及，打印机共享技术又进了一步，出现了“云打印”和“无线直连”。（来源：现代云服务与移动办公趋势）比如谷歌的云打印服务，或者打印机厂商自己提供的云服务，这种技术的好处是，你不仅可以在办公室内部打印，即使你出差在外，用手机或者笔记本电脑，只要能上网，就可以把文件发送到办公室的云打印机上打印，这对于经常需要移动办公的员工来说特别方便，无线直连则是很多现代打印机支持Wi-Fi功能，手机或电脑可以不经过办公室的复杂网络，直接连接到打印机的Wi-Fi信号进行打印，非常灵活,适合小团队快速分享和打印文件。

除了硬件和网络连接方式，管理打印机权限的“打印管理软件”也是共享技术的重要组成部分。（来源：企业级IT管理软件应用）在稍微大一点的公司，不能谁都可以随便打印，或者无限制地彩色打印，那样成本就失控了，所以会用到一些打印管理软件，这些软件可以设置规则，比如需要输入工卡密码才能打印，或者默认打印黑白双面，想打彩色需要特别申请，它还能记录每个人的打印量，月底生成报告，方便行政或财务部门进行成本核算和控制，这虽然不是直接的“共享”技术，但它确保了共享能够有序、经济地运行,是高效协作背后看不见的管家。

怎么选择适合自己办公室的方案呢？（来源：办公设备采购与部署经验）这得看具体情况，如果办公室很小，就三五个人，预算也紧，那用最开始的那台“手动共享”主机可能就够用了，如果是十几人到几十人的中型办公室，稳定和效率更重要，那么投资一台网络打印机是最常见、最靠谱的选择，如果公司员工经常不在工位，或者有大量的移动办公、远程办公需求，那么选择支持云打印功能的打印机就非常有必要了，关键是别盲目追求高大上,而是要根据实际的工作流程和需求来定。

打印机共享技术从一根简单的USB线发展到现在云和无线技术，核心目标一直没变：就是让办公资源的利用更高效、更智能、更经济，它消除了设备之间的孤立状态，让打印机从一个个人工具变成了一个团队协作的节点，一个好的打印机共享方案，能让员工几乎感觉不到打印过程的存在，需要时唾手可得，同时又能在后台实现有效的管理和成本控制,这正是现代办公所追求的便捷与高效协作的完美体现。