学习Access数据库插入语句那些事儿，教你怎么用insert写得更顺手点

说到用Access数据库，你肯定遇到过要把新数据放进表格里的情况，这时候，INSERT语句就是你最得力的帮手，别看它好像就一个单词，里面的门道可不少，用好了能让你事半功倍，用不好可能就是各种报错，让人头疼，今天咱们就专门聊聊这个INSERT语句,让你用起来更顺手。

最基础的：往所有字段里插数据

这是最简单、最直白的一种情况，假设你有一个“员工信息表”，里面有“工号”、“姓名”、“部门”和“入职日期”这四个字段，现在来了个新员工“张三”，你要把他的所有信息都录进去,写法是这样的：

INSERT INTO 员工信息表 VALUES ('A001', '张三', '销售部', #2023-10-26#)

这里有几个关键点你得注意（来源：Access官方文档及常见SQL语法指南）：

1. INSERT INTO 表名：这是固定开头,告诉Access你要往哪个表里加数据。
2. VALUES：这也是关键字,后面紧跟着的就是你要插入的具体值。
3. 值的顺序和类型必须严格匹配：VALUES后面括号里的值，必须跟你表格里字段的顺序一一对应，一个都不能错，比如你的表格字段顺序是“工号”、“姓名”、“部门”、“入职日期”，那你值的顺序也必须是工号值、姓名值、部门值、日期值，数据类型也要对：文本型的，比如姓名、部门，要用单引号 括起来；日期型的，要用井号 括起来；数字型的，就直接写数字,不用任何符号。

这种写法虽然简单，但有个大风险：万一哪天你表格的字段顺序调整了，或者你记错了顺序，整个插入操作就会失败，甚至可能把错误的数据插到错误的字段里，比如把日期塞进姓名栏,那就乱套了。

更稳妥的：指定字段名插入

为了避免上面说的风险，更推荐你用第二种方法：明确指定你要插入数据的字段名，还拿“员工信息表”举例,写法变了：

INSERT INTO 员工信息表 (工号, 姓名, 部门, 入职日期) VALUES ('A001', '张三', '销售部', #2023-10-26#)

看出来区别了吗？在表名后面，我们加了一个括号，里面明确列出了我们要插入数据的字段名称，这样做的好处太大了（来源：数据库设计最佳实践）：

1. 不怕字段顺序变化：即使你后来在表格设计视图里把“部门”字段和“入职日期”字段调换了位置，这条语句依然能正确执行，因为Access是根据你指定的字段名来匹配的,而不是它在表中的物理顺序。
2. 可以处理有默认值或允许为空的字段：假设你的“员工信息表”后来增加了一个“备注”字段，并且这个字段允许为空，如果你用第一种方法，就必须为“备注”也提供一个值（哪怕是空值NULL），否则会报错，但用第二种方法，你只需要在你关心的那几个字段里插入数据就行了，像“备注”这样的字段，系统会自动填上默认值或者空着，插入操作照样成功，这让你写的SQL语句更灵活、更健壮。

进阶玩法：插入查询结果

INSERT语句还有个强大的功能，就是可以把从一个表里查询出来的数据，直接塞到另一个表里，这在数据迁移或者批量生成数据时特别有用，你想把所有“销售部”的员工，快速复制一份到另一个叫“销售部备份表”的表格里（假设两个表结构一样）,你可以这么写：

INSERT INTO 销售部备份表 (工号, 姓名, 部门, 入职日期) SELECT 工号, 姓名, 部门, 入职日期 FROM 员工信息表 WHERE 部门 = '销售部'

这条语句的意思是：先从“员工信息表”里SELECT（查询）出所有部门是“销售部”的员工记录，然后把这些记录插入到“销售部备份表”中，这里SELECT语句查询出来的字段顺序和类型，必须和INSERT INTO后面指定的字段列表完全匹配。

让你更顺手的几个小贴士

1. 勤用查询设计视图：如果你对写SQL语句心里没底，可以先用Access的查询设计视图，你通过图形化界面选择表、选择字段、输入条件，然后切换到“SQL视图”，就能看到Access帮你生成的标准INSERT语句，多看看，你就能慢慢掌握语法了（来源：Access学习建议）。
2. 先SELECT验证，再INSERT：在执行插入操作，尤其是带SELECT子句的复杂插入前，有个好习惯是，先单独运行一下SELECT那部分语句，比如上面的例子，你可以先跑一遍SELECT 工号, 姓名, 部门, 入职日期 FROM 员工信息表 WHERE 部门 = '销售部'，看看查出来的数据是不是你想要的，确认无误后，再在前面加上INSERT INTO ...执行,这样可以避免插入错误的数据。
3. 注意主键冲突：如果你的表设置了主键（工号”），那么你插入的数据的主键值绝对不能和表中已有的重复，否则Access会报错,拒绝插入。
4. 文本字段中的单引号：如果要插入的文本内容里本身就包含单引号，比如员工名叫“李奥纳多·迪卡普里奥”，直接写'李奥纳多·迪卡普里奥'会因为单引号匹配问题而报错，这时候，你需要用两个单引号来表示一个单引号，写成'李奥纳多·迪卡普里奥',Access才能正确识别。

INSERT语句是操作数据库的基础，从指定字段名这个好习惯开始，逐步尝试更复杂的用法，你就能越来越得心应手,让数据录入变得轻松高效。