Access数据库到底能不能透视？功能用法和优势浅谈

很多人一听到“数据库”，就觉得是程序员才能碰的高深玩意儿，而“数据透视”又好像是Excel的独家本领，作为微软Office家族中那个有点“低调”的成员，Access数据库到底能不能做数据透视呢？答案是：不仅能，而且一旦用熟了，你会发现它在这方面比Excel更强大、更持久。

要理解Access的数据透视，我们得先把它和Excel区分开，Excel的透视表非常直观，拖拖拉拉就能出结果，但它主要处理的是已经存在于一张工作表里的、相对静态的数据，Access则不同，它的核心是“关系”——你可以把销售记录、客户信息、产品目录等数据分别存放在不同的表里，然后通过查询把它们动态地关联起来，Access的“透视”功能，本质上是建立在强大的查询 和报表 基础之上的。

根据微软官方帮助文档的介绍，Access提供了一个名为“透视表视图”和“透视图视图”的功能，具体怎么用呢？很简单，你需要的数据基础不是一个孤零零的表，而最好是一个查询，你有一个包含“销售日期”、“销售员”、“产品类别”、“销售额”的销售明细表，你可以先创建一个查询，把所有需要分析的数据字段加进来，在这个查询的打开状态下，点击工具栏上的“视图”按钮，选择“数据透视表视图”或“透视图视图”。

这时，一个类似Excel透视表的界面就出现了，你会看到字段列表和四个区域：“行字段”、“列字段”、“筛选字段”和“汇总或明细数据”区域，接下来就是自由发挥了：你可以把“销售员”拖到行区域，把“产品类别”拖到列区域，再把“销售额”拖到汇总数据区域，眨眼之间，一个清晰的交叉表格就生成了，清晰地展示了每个销售员在各个产品类别上的销售总额，如果你想看图，切换到“透视图视图”，柱状图或饼图立刻就呈现出来,这个功能在微软支持网站上有详细的步骤说明。

比起Excel,用Access做透视的优势到底在哪里呢？

第一，处理海量数据的能力，这是Access最明显的优势，Excel在处理几万行以上数据时，会变得非常卡顿，甚至崩溃，而Access作为桌面数据库，轻松应对几十万、上百万行的数据透视分析，流畅度依然保持得很好，如果你的数据量越来越大,Access是你必然的选择。

第二，数据的动态性和“活”的透视，在Excel里，如果你的原始数据更新了，你需要手动刷新透视表，而在Access里，你创建的那个透视视图是基于“查询”的，查询本身是动态的，当你向底层的销售明细表添加新的销售记录后，只需要重新打开这个透视视图或者点击刷新，最新的数据和分析结果立刻就出来了,这使得Access非常适合做经常更新的业务报表。

第三，与报表功能深度结合，便于呈现，Access的透视功能可以无缝嵌入到它的报表中，你可以创建一个精美的报表，在报表的某个部分放置这个数据透视表或透视图，还可以加上标题、页码、公司logo等，这个报表可以一键打印或导出为PDF，非常规范，这对于需要定期提交固定格式分析报告的人来说，效率极高，微软Office帮助中指出,可以在报表设计视图中添加透视相关控件来实现更复杂的展示。

第四，更强的计算和分组灵活性，Access透视表允许你创建自定义计算，除了求和、平均等标准汇总方式，你还可以轻松地计算某个销售员的销售额占总额的百分比，或者进行同期对比等，对日期字段的分组也异常强大，你可以轻松地按年、季度、月、周甚至自定义时间段进行分组汇总,这在分析时间趋势时非常方便。

Access的数据透视也有其门槛，它的学习曲线确实比Excel要陡峭一些，你需要先理解表、查询这些概念，但对于需要长期、高效、自动化地处理和分析大量结构化数据的人来说，花点时间学习Access绝对是值得的投资，它不是一个简单的表格工具,而是一个小型的数据库管理系统。

Access不仅能做数据透视，更是数据透视的“进阶武器”，它把一次性、手工式的分析，变成了一个可重复、可自动化、能处理更大数据量的强大业务流程，如果你已经感到Excel在处理日常数据时力不从心，是时候打开那个被遗忘在开始菜单角落的Access,探索一下它强大的数据分析能力了。