掌握复印机正确操作步骤，高效办公从规范使用设备开始

（根据中国国家标准化管理委员会发布的《办公机械安全使用规范》的通用原则，以及兄弟、佳能等主流办公设备厂商的公开用户手册进行综合整理）

掌握复印机正确操作步骤,高效办公从规范使用设备开始

很多人觉得复印机操作很简单,不就是按个开始键吗？但恰恰是这种想法，导致了日常办公中频繁出现卡纸、印品质量差、设备损坏甚至延误工作的情况，正确操作复印机是一个完整的流程，从准备到结束，每一步都关系到效率和设备寿命，下面我们就一步步来说清楚。

第一步：操作前的准备工作，别小看它

在走到复印机前之前,先花半分钟做好准备工作，能避免很多麻烦。

1. 检查原稿：这是最容易被忽略的一点，先看看你要复印的文件，有没有用订书钉或大头针装订？如果有，必须全部取下来，坚硬的金属片一旦进入机器内部，极有可能刮伤精密的扫描仪玻璃板或滚筒，造成永久性的划痕，以后每张复印件上都会有一道难看的黑线，还要注意原稿上的墨水或胶水是否已经完全干透，如果还没干就复印，很容易弄脏玻璃板，污染后续的文件。
2. 整理纸张：准备放入纸盒的复印纸，先用手像扇子一样扇几下，让纸张之间散开，避免因为静电粘连导致一次进多张纸，这是卡纸的主要原因之一，检查一下纸张有没有受潮、卷边或破损，有问题的纸张坚决不用。

第二步：开机和基本设置，让机器“热热身”

1. 正常开机：按下电源按钮后，不要急着马上操作，复印机需要一个短暂的“预热”过程，屏幕会显示进度或就绪字样，这个过程是机器内部定影器等部件在加热到合适的工作温度，如果温度不够就强行复印，不仅效果不好（可能字迹模糊、易脱落），还伤机器。
2. 简单检查状态：开机后，留意一下机器的显示屏，很多现代复印机会提示诸如“墨粉余量低”、“需要维护”等信息，如果看到墨粉即将用尽的提示，复印完当前文件后就应该及时联系更换，避免在重要任务中途“罢工”。

第三步：放置原稿，这是清晰复印的关键

放原稿这个动作,直接决定了复印出来的东西歪不歪、清不清楚。

1. 找准基准边：掀开复印机盖板，你会看到玻璃板的一角（通常是左上角或左下角）有刻度标记或一个三角形的箭头，这是“基准边”，放置原稿时，将纸张的一角紧贴这个基准边和相邻的边放好。
2. 轻轻盖下盖板：放好原稿后，平稳地、轻轻地盖下盖板，用力过猛可能会震移原稿，或者损坏盖板的铰链，如果复印的是书本或较厚的文件，尽量用手压紧盖板，确保盖板能完全覆盖原稿，避免因为漏光导致复印件边缘出现黑影。

第四步：在操作面板上设定参数，按需选择

现在的复印机功能很多,但日常办公用好以下几个基础功能就足够了。

1. 选择纸张大小：默认情况下，复印机会使用纸盒里预设的纸张尺寸（通常是A4），但如果你要在不同大小的纸上复印（比如在A3纸上复印A4文件），就必须在屏幕上手动选择正确的输出纸张尺寸，否则机器会报错或缩放不当。
2. 设置复印份数：通过数字键盘输入你需要的份数，输入后，最好再看一眼屏幕确认一下，避免因按错数字导致多印或少印，造成浪费或重复劳动。
3. 调整复印浓度：这个功能非常实用，如果原稿是铅笔草稿或者传真件，字迹比较浅，就把浓度调深一些；如果原稿背景有颜色或底色很暗，就把浓度调浅一些，这样能突出文字，让复印件更清晰，可以先试印一张看看效果。
4. 双面/多合一功能：如果需要双面复印，或者将两页原稿缩印到一张纸上，可以在菜单中找到“双面复印”或“多合一”（如2合1、4合1）功能，选择这些功能时，机器会引导你如何放置原稿顺序，按照屏幕提示操作即可，能大大节省纸张。

第五步：开始复印和取走文件

1. 按下开始键：一切设置妥当后，按下绿色的“开始”键，有些机器会叫“复印”键，按下后，耐心等待机器输出第一张复印件。
2. 检查首张效果：拿到第一张复印件时，别急着让它连续印下去，先快速检查一下：内容是否完整、有无歪斜、浓度是否合适，确认无误后，再让机器继续完成剩余的份数，这样可以及时发现问题，避免整批文件都印废。
3. 有序取走文件：复印完成后，从出纸托盘上整齐地取走所有文件，如果复印份数多，文件还带着温度，最好把它们摊开散热后再整理叠放，避免墨粉因高温相互粘连而弄花。

第六步：操作完毕后的收尾工作，体现素养

用完复印机,不是你一个人的事，还要为下一个同事着想。

1. 取回原稿：这是最重要的收尾步骤！务必确认你已经从玻璃板上或送稿器里取走了所有原始文件，特别是重要的合同、证件、发票等，一旦遗忘，可能就找不回来了。
2. 简单整理：如果复印过程中产生了废张（比如测试页），请随手带走扔掉，如果纸盒的纸张快用完了，可以顺手补充一些（如果你知道如何正确添加的话），或者告知行政人员。
3. 无需关机：对于办公室公用的复印机，除非下班或长时间不用，否则一般不建议频繁开关机，因为每次关机再开，漫长的预热过程反而更耗电且降低效率，让机器保持在节能待机模式即可。

规范使用复印机,看似步骤繁多，实则熟能生巧，养成好的操作习惯，不仅能让你个人的工作效率提高，减少不必要的等待和返工，更是对公共财物的爱护，也能为同事们创造一个顺畅、友好的办公环境，高效办公，正是从这一点一滴的规范开始积累的。