Access里那些复杂报表怎么弄其实挺有讲究的，想做得好不简单

根据多位资深Access数据库开发者的经验分享与论坛讨论整理）

“Access里那些复杂报表怎么弄其实挺有讲究的，想做得好不简单”，这句话可以说是很多用过Access做报表的人的共同心声，Access的报表功能看起来简单，拖拖拽拽就能出来一个样子，但一旦遇到稍微复杂点的需求，比如要把不同地方的数据凑在一起、要分层级显示、要各种复杂的计算和汇总，或者格式要求特别精细，就会立刻发现,里面的门道深了去了。

首先一个核心的讲究在于“数据来源”的处理，Access报表的灵魂不是报表本身那个界面，而是它背后的查询，很多新手会直接把表绑到报表上，一旦数据需要关联多个表，或者需要先过滤、先计算，报表就会变得又慢又难控制，有经验的开发者会花很大精力先做一个“专门为这个报表服务的查询”，这个查询就像一个高级厨师准备的半成品食材，已经把该洗的、该切的、该腌制的都处理好了，报表只需要负责最后的“装盘”，一个销售报表可能需要关联订单表、客户表、产品表，还要提前算好每个订单项的金额小计，如果把这些计算和关联都扔给报表自己去现场做，报表打开速度慢不说，还容易出错，而提前在查询里写好，报表就轻松很多，数据也规整。（来源：基于多位Access MVP的建议）

分组和排序是让报表从“平淡”到“清晰”的关键，但也是最容易搞复杂的地方，Access的分组功能很强大，可以一层套一层，比如按“年份”分组，里面再按“销售员”分组，再里面是每个销售员的“客户”，听着简单，但实际做的时候，分组字段的顺序、分组页眉页脚的设置，直接就决定了报表的最终样子，有时候只是想在第一层分组后面加一个汇总行，但如果没搞清楚“组页眉”和“组页脚”的区别，可能汇总的数字就跑到了不该出现的位置，或者重复计算，更复杂的是，在分组页脚里做汇总计算时，如果数据源没处理好，可能会出现汇总错误，比如把不该汇总的数据也加进去了，这要求开发者对数据的层次关系有非常清晰的理解。（来源：源自技术社区中关于分组汇总常见问题的讨论）

第三个大讲究是控件属性和表达式的灵活运用，Access报表里那些文本框，不仅仅是显示数据那么简单，它的“控件来源”属性可以写非常复杂的表达式，这才是实现复杂报表的“法宝”，要在报表末尾显示“本页小计”和“累计到本页的总计”，这就需要用到位次函数和运行总和的功能，再比如，要根据某个字段的值改变另一字段的显示颜色（像负数标红），就要用到条件格式或者直接在控件来源里用IIf函数判断，这些表达式写起来就像编程一样，需要逻辑清晰，一旦写错一个括号或者字段名，整个报表就可能显示错误或者一片空白，这些表达式调试起来比普通的代码还麻烦，没有错误提示，只能靠眼睛一点点找。（来源：综合自Access高级报表设计教程中的案例）

第四个难点是对于报表布局和打印的精细控制，在电脑屏幕上看着好好的报表，一打印出来可能就面目全非，页边距的设置、控件是否会自动放大缩小、能不能跨页断行、页眉页脚在每页如何重复显示，这些都是坑，一个很长的文本描述字段，如果设置成“可以扩大”，它可能会把后面同一行的其他控件挤到下一页去，如果想做一个发票式的表格，要求线条对齐得严丝合缝，那对每个控件的位置和大小都要像素级调整，因为打印机的分辨率和屏幕是不一样的，这种对细节的打磨，非常耗费时间和耐心，绝对不是点几下鼠标就能完成的。（来源：根据用户在实际打印报表时遇到的典型问题总结）

还有一个隐形的讲究，就是报表的性能优化，当一个报表的数据量变大，关联的表变多，计算变复杂时，打开报表的速度可能会变得非常慢，这时候就需要一些优化技巧，比如前面提到的优化底层查询，尽量只获取报表需要的字段和记录；避免在报表上使用过多的子报表（子报表是性能杀手）；将一些复杂的计算尽可能放在查询里完成，而不是让报表控件实时计算，这些优化思路，没有大量的实践和经验积累,是很难掌握好的。

在Access里做一个能用的报表不难，但要想做一个数据准确、逻辑清晰、布局美观、打印完美、运行流畅的复杂报表，确实不简单，它考验的不仅仅是软件操作技巧，更是对数据的理解能力、逻辑思维能力和耐心，这大概就是为什么有人说，用好Access报表，一半是技术,一半是艺术。

（完）