说到底，影子数据泄露真难防，到底有哪些办法能稍微管住它不乱跑呢

说到底，影子数据泄露真难防，这就像家里有个特别淘气的孩子，你一眼没看住，他就可能偷偷跑出去闯祸，所谓“影子数据”，指的就是那些不在公司正规IT系统管控范围内，由员工为了方便，用自己习惯的工具（比如个人的网盘、微信文件传输助手、甚至用手机拍照）创建、存储和流转的公司敏感信息，它们像影子一样，无处不在又难以捉摸，想完全管住它确实不现实，但我们可以想办法给它套上“缰绳”，让它不那么容易“乱跑”。

最根本的，公司得让大家明白“影子数据”到底有多危险，不能光靠IT部门发个冷冰冰的通知说“禁止用微信传文件”，据《哈佛商业评论》的一篇文章分析，许多数据泄露的源头并非恶意攻击，而是员工为了图省事而无意中造成的，得用大家都能听懂的话，讲清楚活生生的例子，告诉销售部的同事：“你如果把客户名单截图发到自己微信上，万一手机丢了，竞争对手可能立马就知道我们所有的客户信息，咱们半年的努力可能就白费了。” 或者跟财务部门说：“那张包含全体员工身份证和银行卡号的大表格，如果存在个人电脑里，被病毒锁住了，公司要赔钱，个人也可能要承担责任。” 这种具体、关联到自身利益的宣导,比一百条规章制度都管用。

光靠说教不行，还得给大家提供“好用的正道”，人们之所以创造“影子数据”，往往是因为公司提供的官方工具太难用、太慢或者限制太多，就像《连线》杂志曾指出的，技术的便利性是驱动员工行为的关键因素之一，如果公司要求所有文件都必须通过内部系统传输，但这个系统上传下载速度像蜗牛，操作步骤又极其繁琐，那员工肯定会想方设法绕开它，公司IT部门的一个核心任务就是，去了解各个部门真实的工作流程，然后提供或者采购那些既安全又便捷的替代工具，为需要频繁对外协作的团队，采购经过安全评估的企业版网盘或协作平台；为需要移动办公的员工，配备安全的虚拟专用网络（VPN）和经过管理的移动设备，把“阳光大道”修得宽敞平坦，走“歪门邪道”的人自然就少了。

适当的监控和审计是必要的“安全网”，这里说的监控不是要窥探员工隐私，而是对关键数据和网络出口进行风险预警，有网络安全专家在知乎的专栏中提及，可以部署一些系统来检测异常行为，比如某个员工平时只处理内部邮件，突然在短时间内向某个外部私人邮箱发送了大量包含特定关键词的文档，系统就应该自动报警，由安全人员去核实情况，这就像小区里的摄像头，不是为了监视每个居民，而是为了在异常情况发生时能迅速反应，定期对公司网络进行扫描，查找那些不应该存在的敏感数据副本，比如在某个共享文件夹里发现了一份用员工个人生日当密码加密的客户合同，这就是一个需要及时清理的“影子数据”风险点。

制度和流程上也要打补丁，公司应该有一个清晰的数据分类分级政策，让大家清楚地知道哪些数据是“绝密”，哪些是“内部公开”，对于不同级别的数据，规定不同的处理方式，核心的技术专利文档可能只允许在特定的几台不联网的电脑上查看，严禁携带外出；而一般的市场活动海报源文件，则可以有一定的流转空间，简化官方流程也能减少员工“抄近路”的冲动，如果申请一个官方数据共享权限需要跨过七八个部门签字盖章，等批下来项目都黄了,那员工除了私下解决还能怎么办？

企业文化也很重要，要营造一种“安全第一”的氛围，让员工觉得保护公司数据是自己的责任，而不是IT部门强加的负担，可以设立匿名报告渠道，鼓励员工发现安全隐患时及时上报，并对有效报告给予奖励，管理层更要以身作则，不能自己一边要求下属严守规定，一边用个人微信下达指令,传输敏感文件。

管住影子数据没有一劳永逸的银弹，它是一个结合了“疏导、赋能、预警、规管、育人”的持续过程，核心思想是：理解员工为什么这么做，然后用更优的体验替代危险的便利，再辅以清晰的规定和必要的技术手段作为底线保障，这样多管齐下，虽然不敢说能百分百杜绝，但至少能大大降低影子数据四处乱跑、导致严重后果的风险。