Access数据库导出到Excel其实有两种路子，教你怎么操作更方便一点

根据常见的Access使用经验和教程归纳）

Access数据库导出到Excel,很多人一上来就想着怎么把整个大表一股脑儿倒出去，结果不是格式乱糟糟，就是数据多得看不过来，其实啊，这里头有两条路子可以走，一条是“大包大揽”式的整体搬家，另一条是“精挑细选”式的按需提取，用对了方法，能省下不少折腾的功夫。

第一条路子：直接导出，适合整表搬运或简单需求

这个方法最直接,就像是把整个抽屉里的东西一下子全倒在桌子上，操作起来也特别简单，在Access数据库的左侧，找到你想要导出的那个表或者查询结果，右键点击它，然后在菜单里找到“导出”选项，里面通常就有“Excel”这个选择。

点下去之后,会弹出一个窗口让你选把文件存到哪里，顺便给文件起个名字，这里有几个小勾选框，需要注意一下，它们决定了方便的程度。

第一个是“导出数据时包含格式和布局”，如果你在Access里把表格的字体、颜色、列宽都调得挺美观的，勾上这个，导出的Excel表格会尽量保持原样，看起来顺眼很多，不然的话，Excel就会用最原始的格式来显示数据。

第二个是“完成导出操作后打开目标文件”，这个简直是新手福音，一定要勾上！它意味着你一点“确定”，Access吭哧吭哧把数据倒过去之后，会自动帮你打开那个新生成的Excel文件让你检查，你就不用再满电脑去找文件了，非常省心。

这种直接导出的方法,好处是快，一步到位，但缺点也很明显：如果你的数据表特别大，有几十个字段（就是列）和几万行记录，导出的Excel文件会又大又卡，而且你可能真正需要关心的只是其中几列数据，全导出去反而增加了筛选的麻烦，它更适合数据量不大，或者你需要的就是完整数据副本的情况。

第二条路子：先筛选后导出，或者用查询精加工，适合复杂需求

这才是更体现Access优势、也更方便后续分析的高级玩法，它不是在导出环节才想办法，而是在导出前，先在Access里把数据处理好，只把“成品”送出去。

具体怎么操作呢？有两种常见的办法。

办法一,利用Access的简单筛选功能，你可以先打开那个数据表，在表视图下，利用每一列顶部的筛选器，比如你想只看“北京市”的客户，或者只看2023年的销售记录，直接筛选一下，筛选完之后，表格里显示的就是你想要的那部分数据了，这时候，你再右键点击表标签，选择“导出”到Excel，那么导出的就仅仅是当前筛选后的结果了，数据量瞬间变小，目标非常明确。

办法二,也是更强大、更推荐的办法，就是使用“查询”功能，查询就像是给数据下达一个精确的指令，你可以创建一个查询，把好几个关联的表的数据拼在一起（比如把客户信息和订单信息通过客户ID关联起来），可以指定只输出哪几列，可以设置复杂的条件（金额大于1000元且状态为已付款的订单”），还可以对数据进行分组汇总（比如按销售员统计总销售额）。

等你把这个查询设计好,运行一下，预览到的结果就是你心目中理想的、可以直接用于Excel分析的数据报表了，你只需要像导出表一样，右键点击这个查询结果，选择导出到Excel，这样一来，Excel里得到的直接就是一份加工好的、干净整洁的数据，你几乎不用再做任何额外的清理工作，可以直接开始做图表或者分析了。

怎么选更方便？

如果你只是临时需要整个数据表的备份,或者数据本身就很简洁，那么用第一条路子“直接导出”最快捷，记得勾选“完成后打开文件”。

但如果你需要对数据进行过滤、整合、计算，然后再拿到Excel里用，那么第二条路子“先查询后导出”绝对是更明智的选择，它虽然多了一步在Access里创建查询的操作，但这一步能为你后面在Excel里的操作节省大量的时间和精力，是从源头上解决了问题。

下次再从Access导数据到Excel,别急着直接导，先花半分钟想想：我真的需要全部数据吗？如果答案是否定的，那就试试先用查询这把“手术刀”把数据修剪一下，你会发现，后续的工作变得轻松多了。