Excel里那些数据库功能，简单说说它都能干啥

主要基于微软官方支持文档、Excel内置帮助中心以及普遍的用户实践认知）

Excel虽然不是一个严格意义上的专业数据库软件（比如像Access或SQL Server那样），但它内置了许多非常强大且易于上手的数据管理功能，对于大多数人来说，处理日常工作中的表格、清单、记录等，这些功能已经完全够用了，Excel能帮你把一堆杂乱的数据变得井井有条,并且能让你轻松地从这些数据中找到答案。

最基础也是最重要的，是“表格”功能。 这里说的不是我们平时画的那个简单的格子，而是Excel里一个专门的“创建表”功能（快捷键Ctrl+T），这个功能非常关键，一旦你把一片数据区域转换成“表格”，它就好像被赋予了一个身份，具体能干啥呢？你的表格会自动带上筛选器，可以轻松排序和筛选；当你新增一行数据时，表格会自动扩展，包括公式、格式都会自动套用下去，不用再手动拖拽；你的表头会始终可见，滚动表格时不会消失；最重要的是，你可以用“表1”、“表2”这样的名字来引用整片数据，这在写公式时会特别方便,这可以看作是你构建一个小型数据库的基石。

有了规整的数据，接下来就是要快速找到你想要的信息，这就用到了“排序”和“筛选”。 这两个功能是数据分析的左右手，排序很简单，就是让你的数据按照某一列的顺序排列，比如按销售额从高到低排，或者按日期从早到晚排，筛选则更精细，它像一个大筛子，只显示符合你条件的数据，你有一个客户清单，你可以筛选出所有“城市是北京”消费金额大于1000元”的客户，Excel会瞬间把其他无关的行隐藏起来，只给你看结果，高级筛选还能处理更复杂的条件，或者”的关系,这基本上就是数据库查询最直观的体现了。

当数据量变大，你需要进行总结和汇总时，“分类汇总”和“数据透视表”就派上用场了。 分类汇总适合对已经排好序的数据进行分级显示，比如你先按“部门”排序，然后对每个部门的“工资”进行求和或求平均，Excel会自动在每个部门的末尾插入一个汇总行，并且可以折叠或展开查看明细，但这只是个开胃菜，真正的王牌是数据透视表，数据透视表是Excel里最强大的数据分析工具，没有之一，它能让你通过简单的鼠标拖拽，瞬间对海量数据进行多维度、多层次的汇总和分析，你有一张全年的销售记录表，包含销售员、产品类别、日期、金额等信息，你只需要把“销售员”拖到行区域，把“产品类别”拖到列区域，把“金额”拖到值区域，一秒钟之内，一张清晰的交叉汇总报表就生成了，你能一眼看出每个销售员卖每种产品分别赚了多少钱，你还可以加上“日期”作为筛选器，轻松查看某个月或某个季度的数据，数据透视表让你不用写任何复杂的公式，就能完成以前需要花费大量时间的统计工作,这可以说是Excel数据库功能的核心价值。

除了分析现有数据，Excel还能帮你整合外部数据。 通过“数据”选项卡下的“获取数据”（或早期版本的“自其他来源”），Excel可以连接到很多外部的数据库，比如Access、SQL Server，甚至是一些网站上的表格，你可以把外部数据源的数据导入到Excel中，然后利用前面说的数据透视表等功能进行分析，这意味着Excel可以作为一个前端工具,来查看和操作更专业数据库里的信息。

为了保证你录入数据的准确和规范，Excel提供了一些数据验证的工具。 数据验证”功能（以前叫数据有效性），你可以设置某一列单元格只能输入数字，或者只能从你预先设定好的一个下拉列表中选择（部门”只能选“销售部”、“技术部”、“财务部”），这样就避免了有人乱填数据，保证了数据源的干净,这类似于数据库中约束的概念。

“删除重复项”也是一个非常实用的功能。 当你的数据是从多个地方合并而来，或者录入有误时，难免会出现重复的记录，这个功能可以帮你快速找出并删除完全重复的行，确保每一条记录都是唯一的,维护数据的唯一性。

Excel的这些数据库功能，从把数据整理成规范的“表格”开始，到用“排序筛选”快速定位，再用“数据透视表”进行深度分析和汇总，同时还能连接外部数据和保证录入质量，形成了一套非常完整且易于使用的数据处理流程，对于非技术背景的用户来说，掌握这些功能，就相当于拥有了一个握在手中的、可视化的、强大的桌面数据库管理系统，足以应对绝大多数日常办公中的数据管理需求。 综合自微软Office官方支持网站对Excel各项功能的说明、Excel软件内置的帮助文档以及广泛的用户应用实践总结。）