POS机实用指南：从开机到结算的完整操作解析与注意事项

POS机实用指南：从开机到结算的完整操作解析与注意事项

对于很多刚开始经营小店或者刚接触收银的店员来说，POS机（刷卡机）可能看起来有点复杂，但其实只要掌握了基本步骤，用起来非常方便，这篇指南就带你一步步了解从开机到一天营业结束的完整操作,并提醒你一些必须注意的重要事项。

开机与准备工作

每天开门营业的第一件事,就是准备好你的POS机。

1. 开机： 找到电源键（通常在机器侧面或顶部，有一个类似“○”的符号），长按几秒钟，直到屏幕亮起,有些无线POS机可能需要先确保电池有电。
2. 签到/登录： 开机后，机器通常会提示你进行“签到”或“登录”，这就像是上班打卡，告诉银行系统你这个机器开始工作了，你需要输入操作员号码和密码，这个号码和密码通常由老板提供，一般是01和0000，或者1234，具体要问清楚，根据中国支付清算协会发布的《银行卡受理终端安全管理指引》，日常操作员应使用自己的编号登录，避免使用通用密码,以确保操作可追溯。
3. 检查网络与纸卷： 确保POS机连接网络正常（如果是无线机，看信号格是否满格），打开打印纸仓，检查里面的热敏纸是否用完，装新纸时，注意有光滑感的热敏面要朝上（通常朝向自己），装好后扯掉一点纸头,让纸的边缘整齐。

准备工作做好了，就可以迎接顾客了。

核心交易操作：如何收款

这是最常用的功能，分为刷卡/插卡/挥卡和扫码支付两种主要方式。

刷卡、插卡、挥卡（银行卡支付）

1. 选择消费功能： 在主菜单界面，选择“消费”或“收款”选项。
2. 输入金额： 仔细核对商品总额，在POS机上输入金额，一定要仔细，多按一个零可就麻烦大了，输完后按“确认”键。
3. 顾客刷卡/插卡/挥卡：
   • 挥卡（非接支付）： 如果顾客的银行卡上有类似WIFI信号的符号，说明支持“闪付”，让顾客将卡片靠近POS机的感应区（屏幕上通常会标出位置）“嘀”一下即可。
   • 插卡（芯片卡）： 如果卡片正面有金色的芯片，优先让顾客将芯片朝上、插入POS机底部的卡槽,直到插紧。
   • 刷卡（磁条卡）： 现在比较少了，如果卡片背面有黑色磁条,让顾客在机器的侧面或背面磁条槽里匀速划过。
4. 输入密码与签名： 顾客在密码键盘上输入银行卡密码，交易成功后，POS机会开始打印两张单据：商户存根和客户存根，让顾客在商户存根上签字，你可以把客户存根交给顾客，根据中国人民银行《银行卡收单业务管理办法》规定，商户应核对签购单签名与卡片背面签名是否一致，并妥善保管签购单存根联至少24个月,以备查证。

扫码支付（支付宝、微信等）

1. 选择扫码收款： 在主菜单选择“扫码收款”或类似选项。
2. 输入金额： 同样，准确输入收款金额后按“确认”。
3. 让顾客扫码： POS机屏幕会显示一个付款二维码，让顾客打开他的支付宝或微信“扫一扫”功能，扫描这个二维码即可完成支付，有些POS机也支持主动扫描顾客的付款码（即“反扫”）,你只需要用POS机的扫描头去扫顾客手机上的付款码。

其他常用功能

• 撤销交易： 如果刚完成的交易输错了金额，需要取消，可以在当日结算前使用“撤销”功能，你需要输入原交易的凭证号（打印出来的小票上有），或者直接刷一下原交易的那张卡，才能成功撤销。 这个功能只能在当天结算前使用,而且通常需要管理员权限。
• 退货： 如果顾客是隔天来退货，或者交易已经结算，就需要使用“退货”功能，这需要你输入原交易的日期、凭证号和金额，钱会在一定工作日内退回到顾客的卡里，做退货前,最好先和给你办理POS机的银行或支付服务公司确认一下流程。

日终重头戏：结算（签退）

一天营业结束后，最重要的一步就是结算，也叫做“签退”。

1. 确认所有交易完成： 确保没有正在处理中的交易。
2. 选择“结算”功能： 在主菜单找到“结算”、“签退”或“打印明细”的选项。
3. 打印结算单： POS机会自动计算当天所有成功的交易总额，并打印出一张详细的结算单（有的机器会先打印一张明细，再打印一张总计单），这张单子会清楚列出银行卡、扫码支付等不同方式分别收了多少钱,总金额是多少。
4. 核对账目： 这是关键一步！ 你必须将结算单上的总金额，与你实际收银箱里的现金+扫码支付的记账总额进行核对，确保账实相符，如果对不上,就要仔细检查是哪一笔出了错。
5. 妥善保管结算单： 结算单是重要的对账凭证，应该和当天所有签过字的商户存根联放在一起，交给老板或财务人员，根据相关财务管理要求,这些凭证需要保存一定年限。

重要注意事项

1. 安全第一： POS机是你的“钱箱子”，密码键盘罩子不要随意拆卸，操作员密码要保密，定期更换,不要让陌生人操作你的POS机。
2. 爱护机器： 避免摔碰、进水，远离高温和潮湿环境，保持机器清洁,特别是扫描窗口和卡槽。
3. 遇到问题别慌张： 如果交易失败，提示“交易超时”、“连接失败”等，首先检查网络信号，然后可以尝试重新操作一次，如果多次失败，不要反复尝试，应联系给你办理POS机的服务商客服电话寻求帮助,谨防重复扣款。
4. 警惕诈骗： 任何自称“POS机客服”打电话要求你更换机器、退款或索要验证码的行为，极有可能是诈骗,一切操作和问题处理都应通过官方渠道联系。

希望这份详细的指南能帮助你轻松掌握POS机的使用，让收银工作变得简单又可靠,细心和规范是避免差错的最好方法。