优化打印预览布局的五个实用技巧，提升文档输出效果

哎,说到打印预览，这玩意儿吧，有时候真让人头疼，你吭哧吭哧把文档排版好了，满心欢喜点开那个小放大镜图标，结果……嗯？怎么这页就剩一行字孤零零跑到下一页去了？那个表格怎么像被切了一半？这种时候真的会忍不住对着屏幕叹口气，其实吧，优化打印预览没那么玄乎，就是一些特别细碎、但特别管用的小心思，我琢磨了好久，也踩过不少坑，今天就跟大伙儿随便聊聊几个我觉得最实在的技巧，没啥条条框框，就是想到哪说到哪。

第一个技巧,可能很多人都忽略了，就是先别急着调格式，你得先“骗骗”打印机，啥意思呢？我们平时在屏幕上看着舒服的，跟最终打在纸上的，根本是两码事，屏幕是发光体，纸张是靠反射光，那个质感、那个对比度，完全不一样，所以我有个习惯，在真正打印之前，我会先在打印预览里，把那个“模拟纸张颜色”的选项勾上，这个功能不是所有软件都有，但像Word、Acrobat里一般能找到，勾上之后，屏幕上的白色会变得有点灰扑扑的，更接近真实纸张的色调，这时候你再去看你的文字和图片，尤其是那些浅色的图表或者细小的字体，立马就能发现，在“纸”上看是不是够清晰、够醒目，这招能帮你避免打出来才发现“哎呀，这字怎么这么淡”的悲剧。

然后呢,是关于页边距的，我知道，很多人都喜欢把页边距设得小小的，觉得这样能多塞点内容，显得“高效”，但说实话，除非是打印内部传阅的草稿，否则太窄的边距会让整篇文档看起来特别小气，有点透不过气来，我的经验是，适当放宽页边距，给页面一点“呼吸感”，你可以试着把上下左右都调大到2厘米甚至2.5厘米以上，别小看这多出来的几毫米，它瞬间就让文档显得从容、端庄了很多，这还留出了装订空间，或者方便别人手持阅读时手指有地方放，不会遮住文字，少即是多，留白本身就是一种设计。

第三个技巧有点偏门,但对我这种经常打长文档的人特别有用：活用“孤行控制”和“段中不分页”，这两个小东西藏在段落设置的高级选项里，很容易被忽略，所谓“孤行”，就是一页的开头，只挂着上一段最后一行字，或者一页的末尾，只留下一段的第一行字，看起来特别孤单，也打断了阅读的连贯性，你把“孤行控制”勾上，Word之类的软件会自动调整，避免这种情况，而“段中不分页”呢，就是保证一个完整的段落不会被活生生切成两半，分布在两页上，尤其是对于列表、或者逻辑紧密的几行文字，保持它们在同一页，阅读体验会顺畅得多，这些小细节，读者可能说不出为啥舒服，但就是会觉得你的文档更规整。

再一个,是关于图片和表格的，我们经常插入图片或者表格，在屏幕上拖动调整大小，觉得位置正好，可一到打印预览，它就“跑”了，这里有个关键：别用空格键或者回车键去给图片、表格定位！那是非常不稳定的，正确的方法是，使用文字的环绕格式，嵌入型”或者“四周型”，然后利用对齐工具（左对齐、居中、右对齐）来固定它们的位置，对于表格，最好检查一下它的属性，确保它不会跨页断行，或者设置允许标题行重复出现，这样，无论你的表格多长，每一页的开头都会有自己的标题，看起来就专业多了。

最后一个,可能带点强迫症了，但我就是喜欢：在最终打印前，输出为PDF再看一遍，为啥要多这一步？因为你在Word或WPS里看到的预览，有时候和实际发送到打印机的数据流还会有细微差别，而PDF更像是一张“定妆照”，它固化了你所有的格式，把文档另存为PDF，然后用PDF阅读器打开，全屏浏览，在这个状态下，你往往能发现一些在原始编辑软件里发现不了的小毛病，比如字体替换了、某个边框线不见了…… 确认PDF完美无误后，再用这个PDF文件去打印，基本就万无一失了。

嗯…… 差不多就这些吧，其实说到底，优化打印预览就是一个和自己、和打印机不断较劲、不断妥协的过程，没有什么一劳永逸的秘诀，就是得多试、多调，甚至有时候需要打一张草稿出来，用红笔在上面圈圈画画，再回到电脑前修改，这个过程虽然有点繁琐，但当你最后拿到那份墨迹均匀、排版清爽的成品时，那种满足感，还是挺棒的，希望这点零碎的经验，能帮到你一点点。