XPS文件使用技巧全解析，助您高效掌握文档处理秘诀

说到文档格式,大家可能第一时间想到的是PDF，但其实，在Windows系统里，藏着一个常常被忽略但非常好用的“自己人”——XPS文件，今天我们就来彻底聊一聊这个格式，分享一些实用的技巧，让你能更好地利用它。（来源：微软Windows官方文档概述）

得搞清楚XPS到底是什么,XPS是微软推出的一种固定版式文档格式，就相当于Windows系统里的“PDF”，它的最大特点是，无论你用什么电脑打开，只要系统是Windows，文档的排版、字体、图片都会保持原样，不会错乱，这对于需要精确打印或确保格式不被修改的场合特别有用，比如提交正式的报告、合同或者论文草稿。（来源：微软对XPS格式的官方定义）

第一个技巧就是：如何轻松创建XPS文件？这可能是最简单的一步了，在几乎所有带有打印功能的Windows应用程序中（比如Word、Excel，甚至网页浏览器），你都可以这样做：点击“文件”菜单，选择“打印”，在打印机选择那里，不要选你真实的物理打印机，而是选择“Microsoft Print to PDF”的“兄弟”——“Microsoft XPS Document Writer”，点击打印后，系统不会真的把纸打出来，而是会弹出一个窗口让你选择保存位置，给你的XPS文件取个名字，一个崭新的XPS文档就诞生了，这个方法的好处是通用性极强，几乎无所不能“转”。（来源：Windows操作指南中的常见方法）

文件创建好了,怎么查看和阅读呢？这里就有个很多人不知道的便利点了，Windows系统自带一个叫做“XPS查看器”的工具，在较老版本的Windows如Win7中，它可能直接就在开始菜单里，如果你用的是Windows 10或11，可能需要手动开启一下：进入系统的“设置”，找到“应用”，然后选择“可选功能”，点击“添加功能”，在列表里找到并安装“XPS查看器”即可，这个查看器非常轻量，启动快，而且查看XPS文件的效果是最好的，比用其他软件兼容性更强。（来源：Windows支持页面关于如何启用XPS查看器的说明）

光是看还不够,有时候我们需要在文档上做点标记，第三个技巧就是使用XPS查看器自带的批注功能，打开一个XPS文件后，你会在顶部菜单栏看到“批注”选项，点进去，你会发现有各种好用的工具：你可以用荧光笔高亮显示重要文字，可以插入便签写下你的想法或给别人的备注，甚至可以用画笔直接在上面画图或划线，这对于审阅文档、学生做笔记或者团队讨论来说非常方便，所有做的批注都可以单独显示或隐藏，不会破坏原始文档的内容。（来源：XPS查看器内置功能说明）

第四个技巧是关于文档安全的,虽然XPS不像PDF那样有非常复杂的密码加密和权限设置功能，但它也提供了一层基础保护，在创建XPS文件时，使用“Microsoft XPS Document Writer”打印后，在保存对话框中有一个“权限”按钮（在某些版本中可能标注为“更多选项”），点击进去，你可以为这个文档设置密码，这样，别人在打开这个XPS文件时，就必须输入正确的密码才行，这可以有效防止无关人员随意查看你的机密文件。（来源：微软关于XPS文档保护的有限说明）

我们来谈谈XPS的一个独特优势：与Windows系统深度集成带来的便利，比如说，你可以利用Windows的搜索功能，直接搜索XPS文件内部的文字内容，就像搜索Word文档一样，这对于管理大量XPS格式的档案或资料库特别有帮助，你不用一个个打开文件去肉眼查找，直接在文件夹的搜索框里输入关键词，系统就能把内容匹配的XPS文件找出来，大大提升了效率。（来源：Windows系统搜索功能对XPS文件的支持）

XPS作为Windows的原生格式,虽然在通用性上不如PDF，但在Windows生态内，它拥有创建简单、查看轻便、批注顺手、与系统结合紧密等优点，下次当你有固定排版、内部传阅或需要快速批注的需求时，不妨试试这个被低估了的“自家宝贝”，它可能会给你带来意想不到的高效体验。