Word文档只读模式设置方法详解

Word文档只读模式设置方法详解

有时候我们有一些重要的Word文档,不希望被别人随意修改，或者只是想分享给别人查看但不允许他们改动内容，这时候“只读模式”就非常有用了，设置成只读模式后，其他人打开这个文档时，只能看，不能直接编辑和保存，即使做了修改，也无法直接覆盖保存原文件，这样就保护了原始文档的安全，下面就来详细说说几种不同的设置方法，你可以根据自己的需要来选择。

第一种方法：最简单直接的办法，把文件属性改成只读。

这个方法是在Windows系统里操作,不是直接在Word软件里设置，它的效果是，无论谁在什么电脑上打开这个文件，都会先看到一个提示，说这是一个只读文件，建议以只读方式打开，操作起来很简单：在你的电脑上找到那个Word文档，用鼠标右键点击它，然后在弹出的菜单里选择最下面的“属性”，点开“属性”窗口后，你会看到在“常规”选项卡下面，有一个叫“只读”的属性，在它前面的小方框里打上勾，然后点击最下面的“确定”按钮保存设置，这样就完成了，下次任何人（包括你自己）双击打开这个文件时，Word会在顶部标题栏的文件名旁边显示“只读”两个字，如果尝试直接保存，软件会提示需要另存为一个新文件，而不会改变原始文件，这个方法的好处是通用性强，设置简单，但缺点是别人如果懂一点电脑，可以在打开文件后，手动去掉只读属性，或者直接另存为新文件再进行编辑，所以防护性不是特别强。

第二种方法：在Word软件里使用“标记为最终状态”功能。

这个功能是Word软件自带的,你打开想要保护的Word文档，然后点击左上角的“文件”按钮，在左侧的列表中选择“信息”，在“信息”页面里，你会看到一个“保护文档”的按钮，点击它，然后在下拉菜单里选择“标记为最终状态”，点了之后，Word会弹出一个提示框，告诉你这个操作会让文档变成只读，并标记为最终版本，点击“确定”就行，设置成功后，当你再次打开这个文档时，屏幕上方会显示一个黄色的提示条，明确写着“此文档已被标记为最终状态以防止编辑”，别人看到这个提示，就知道不应该修改了，如果想编辑，需要点击提示条里的“仍然编辑”按钮，这个方法的优点是提醒效果非常明显，能让打开文档的人一眼就知道这个文件不希望被修改，带有一种正式的告知意味，但它的缺点和第一种方法类似，防护性不强，因为“仍然编辑”按钮就在那里，一点击就可以解除限制开始修改，所以这更像是一种“君子协议”，依赖于对方的自觉。

第三种方法：更保险的办法，使用Word的“限制编辑”功能。

如果你希望限制得更严格一些,让别人想改也改不了，那就需要用这个功能，同样，先打开文档，点击“文件”->“信息”->“保护文档”，但这次选择“限制编辑”，这时，在Word窗口的右侧会打开一个侧边栏，在这个侧边栏里，你需要勾选“仅允许在文档中进行此类型的编辑”这个选项，然后在下方的下拉菜单里选择“不允许任何更改(只读)”，勾选之后，点击侧边栏最下面的“是，启动强制保护”按钮，接着会弹出一个对话框，让你设置密码，你可以输入一个密码，然后确认一次，再点击“确定”，设置好之后，整个文档就完全被锁定了，光标都无法在文档里进行点击和输入，别人打开这个文档后，右侧的“限制编辑”窗格会显示文档受保护，如果没有密码，根本无法进行编辑，这是真正意义上的“只读”，防护性非常强，如果你哪天需要重新编辑这个文档，只需要再次打开“限制编辑”窗格，点击“停止保护”按钮，然后输入之前设置的密码就可以了，这个方法是最安全可靠的，适合保护非常重要的文件内容，不过一定要记住自己设置的密码，如果忘了密码，你自己也编辑不了这个文档了。

第四种方法：另存为PDF格式。

这其实是一种变通的方法,不算严格意义上的Word只读模式，但非常常用，如果你只是希望别人能完美地看到文档的排版和内容，但完全不想让他有修改的可能，那么把Word文档转换成PDF是一个绝佳的选择，操作很简单：在Word里打开文档，点击“文件”->“另存为”，在“保存类型”那里选择“PDF”，这样生成的就是一个PDF文件，PDF文件在绝大多数情况下都是只读的，普通用户没有专门的软件和权限是很难直接编辑它的内容的，这种方法几乎能百分之百地保证你的原稿不被改动，非常适合用于发送简历、正式通知、合同范本等场景。

这几种方法从弱到强,你可以按需选择，如果只是做个简单提醒，用第一种（设置文件属性）或第二种（标记为最终状态）就行，如果内容真的非常重要，不想有任何被误改的风险，那么强烈推荐使用第三种“限制编辑”并设置密码的方法，如果目的是纯展示，那就干脆存成PDF，希望这些详细的方法能帮你更好地管理和保护你的Word文档。